Gmail で GTD やってみる(´･ω･｀)ﾝﾇ

先日 GTD 用ツール で書いたように Remember The Milk で GTD やってたんですけど、しかも Gmail で GTD するのは無理があるって書いちゃってるんですけど、思うところあって前言撤回どす (´･ω･｀)ｼｮﾎﾞﾝﾇ
というのも、ふと気づいたんですが、普段受信してるメールって1件1件がそのまんま ToDo のタスクデータなんですよね。そのメールをきっかけにやるべきことが必ず発生するわけです。たとえスパムメールでもそれを削除したり迷惑メールとして報告したりする仕事ができるんですよね (´･ω･｀)ｼｮﾎﾞﾝﾇ
そんなら ToDo 管理、GTD も Gmail でできれば、通常のメールも ToDo タスクも区別なく同様の操作で扱えるし、データの一元化にもなるし、使うべきツールも減るし、なんとなくすっきりして気色ええかもって気になりました。ググってみると多くの方が Gmail で GTD されてますので、それを参考にしながら自分なりの運用法を考えてみましたよ。

タスク登録の送信先
タスクの登録は自分自身にメールするという形になります。通常のメールと区別するために、メアドのエイリアスを使います。通常使ってるメアドが「ｼｮﾎﾞﾝﾇ@gmail.com」だとすれば、「ｼｮﾎﾞﾝﾇ+gtd@gmail.com」っていうぐわいです。
GTD 系のラベルを作る
GTD では各タスクを、「In-Box」、「いつかやること／多分やること」、「資料」、「プロジェクト」、「連絡待ち」、「次の物理的なアクション」、というリストに分類していきます。このリストを Gmail のラベル機能に対応させます。
通常のメール用に作っているラベルと区別するために、先頭に ! を付けたラベル名を GTD 系ラベルとします。いえ別に * でも # でも ω でもいいんですけど、とりあえず。あとで一括変更もできますしね。
・「In-Box」リストは必要か？
GTD では、新規のタスクはすべてとりあえず「In-Box」リストに入れておいて、後で適切なリストに移動させます。が、Gmail の場合、他の ToDo 管理ツールやフォルダ型のメールクライアントソフトと違って「移動」するのにはひと手間余計にかかってしまいます。現状のラベルを削除して、新しいラベルを付けるという手間ですね(´･ω･｀)ｼｮﾎﾞﾝﾇ
そこで、一番よく使うであろうリスト、私の場合は「いつかやること／多分やること」リストを「In-Box」リストと併用することにしました。新しいタスク（＝ In-Box に入るべきタスク）は未読になっているので区別が付きます。これでリストの振り分け（＝ラベルの付け替え）が少しは楽になるかもという魂胆です。
・「次の物理的なアクション」リストは必要か？
いわゆる「すぐやる」リストですね。GTD では、全リストをチェックして緊急度・重要度の兼ね合いでもってすぐにやると判断したタスクをこのリストに移動させます。
これもタスクのリスト間「移動」はなるべく避けたい、というわけで Gmail のスター機能を使うことにします。Gmail の「スターあり」をクリック、あるいはショートカット「g s」を入力すると、すぐにやるべきことが表示されるわけです。
・「プロジェクト」リストは必要か？
GTD では一つのアクションでは済まない大き目のタスクをここに入れるんですけど、ﾁｮﾄ扱いが微妙な感じなんですよね (´･ω･｀)ｼｮﾎﾞﾝﾇ
いろいろ考えた結果、私の場合は、! マーク付きの GTD 用ラベル以外のラベルをプロジェクト相当と考えることにしました。Gmail を使われてる方はすでにメールの管理用にいくつかラベルを付けられてることと思います。それをプロジェクトと見なし、その通常系ラベルに加えて、必要に応じて GTD 系ラベル属性を付加するとうまくいくような気がするのです。1件の通常メールあるいはタスクに複数のラベルを付けられることの強みですね。
そうすると、通常の受信メールにもこの GTD 系ラベルを利用することで、メールとタスクの一元管理化を期待できちゃうわけです。

そんなわけで Gmail に次の GTD 系ラベルを登録します。

• 「!Someday/Maybe」 -> 「いつかやること／多分やること」リスト兼「In-Box」リスト
• 「!Waiting」 -> 「連絡待ち」リスト
• 「!Reference」 -> 「資料」リスト（Web で見つけた(・∀・)ｲｲ!ページを送信してここに入れとくといい感じかも〜）

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では実際に運用してみます。

タスクの登録
通常の受信メールと区別するために、次のフィルターを設定しておきます。

条件: to:(ｼｮﾎﾞﾝﾇ+gtd@gmail.com)
アクション: 受信トレイをスキップします, スターを付ける, ラベル "!Someday/Maybe" を付ける

受信トレイをスキップすることで、Gmail Notifier 等の新着メールチェッカーに黙っててもらえます。
新規タスクの整理
「!Someday/Maybe」をクリックして表示されるメールの内、未読（＝太字表示）になってるものが、GTD でいう「In-Box」のタスクになります。これらに対して必要に応じて次の処理をします。

• 既読状態にする。
• すぐに行動する必要がなければスターを外す。
• 必要に応じて通常系のラベル（! マーク付き以外のやつ）を追加する。
• 必要に応じて「!Someday/Maybe」ラベルを外し、他の GTD 系ラベルを付ける。

タスクにメモを追加したり修正したり
今回の方法では、タスクは通常の受信メールですから、内容修正はできませぬ (´･ω･｀)ｼｮﾎﾞﾝﾇ
でも、Gmail には、「返信されたメールは同一スレッドとして扱う」という特長があるので、これを利用します。修正したいメールに対して修正内容を返信すれば、同一スレッドとしてラクに扱え、変更履歴も残ることになりますよ （｀･ω･´）
タスク完了！
多くの ToDo 管理ソフトでは、タスク完了時にはチェックボックスをクリックするだけ。そうするとそのタスクが消えたり、薄い文字になったり、下の方にささっと移動したりして、じーんと達成感にひたれるわけですけど、今回の方法ではﾁｮﾄ手間がかかります (´･ω･｀)ｼｮﾎﾞﾝﾇ

• スターを外す。
• GTD 系ラベルを外す。
• 必要なら通常系ラベルを付ける。（プロジェクト相当の通常ラベルが付いてないような細かなタスクは、迷子にならないように「done」とか汎用的なラベルを作って、そこに全部放り込んでおくといいかもです。）

あと、どーでもいいようなタスクであれば、こんな面倒なことせずに漢らしくスパッと削除しちゃいましょう。将来「食パンを買う」とかを参照することなんてないでしょうしね (´･ω･｀)ｼｮﾎﾞﾝﾇ
逆に重要なタスクが完了したときは、そのタスクに返信しておきましょう。内容は「完了しますた （｀･ω･´）ｼｬｷｰﾝﾇ!!!!」でもなんでもいいです。そうすると完了した日時が記録されることになるので、のちのちお役に立つかもです。達成感の演出にも(・∀・)ｲｲ!かも。

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そんなこんなで、運用はやっぱりﾁｮﾄ面倒ですね (´･ω･｀)ｼｮﾎﾞﾝﾇ
それでも、通常のメールと ToDo タスクを同列で扱えることのメリットは大きいと思います。過去データの検索なんてのも google のお家芸ですしね。しばらくはこの方法を続けてみようかと思っちょりますよ。

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